Il est impossible d’empêcher le développement de la dématérialisation. Il y a un lien inséparable entre la dématérialisation de documents et la réussite de l’entreprise. Mais la dématérialisation est un découvert humain qui peut apporter des avantages et des inconvénients.
Généralité autour de la dématérialisation
La dématérialisation de documents est connue comme la transformation d’un support papier, avec le logiciel de numérisation, pour donner un document électronique. C’est un processus simple et rapide. Si un utilisateur possède un scanneur et un ordinateur, il peut dématérialiser facilement. Dans de grandes entreprises, l’opérateur dématérialise plusieurs documents à la fois. Une fois la dématérialisation faite, il faut utiliser les technologies LAD et RAD pour les traitements automatiques des documents. Alors, les coûts de papier et les délais du traitement sont réduits. Alors, la dématérialisation des documents favorise le principe de zéro papier.
Ensuite, la gestion électronique de documents facilite l’optimisation de la conservation de documents. Effectivement, les factures fournisseurs identifiées et analysées seront stockées dans l’archivage électronique. Lorsque les documents sont conservés, il est facile de les tracer. Ainsi, tous ces processus optimisent le cycle de vie de la gestion de documents.
Inconvénients de la dématérialisation des documents
Cependant, la dématérialisation est utilisée pour l’intérêt de l’entreprise. Peu d’utilisateurs pensent aux inconvénients et à la limite de cette évolution.
Pourtant, nul n’est conscient que cette solution produit une dépendance constante. C’est-à-dire, les utilisateurs ne peuvent rien faire sans un appareil électronique. Il n’y aura pas de succès en dehors de la gestion documentaire. De même, toute l’opération ne peut se faire qu’avec des outils informatiques. Alors que la fonctionnalité de ces appareils est limitée. Lorsque ces outils sont abîmés, les documents dématérialisés stockés dedans sont détruits. D’ailleurs, les outils de dématérialisation sont des appareils électriques comme ordinateur et scanneur. Donc, ils nécessitent des énergies électriques.
Enfin, les processus d’échange des données se réalisent par voie dématérialisée. Outre, si le réseau est coupé, il est impossible de transmettre les informations. Finalement, le numérique est très vulnérable aux cyberattaques.
